Piirtääkö logistiikan ulkoistus edelleen uhkakuvia?

piirtääkö_ulkoistus_uhkakuvia_blogikuva

Logistiikan ulkoistus herättää paljon eriäviä mielipiteitä. Vieläkin törmää yllättävänkin usein siihen, ettei ulkoistus oikeastaan kannata. Joskus se onkin niin. Mutta mitä mahdollisuuksia se voi tuoda? Mihin nämä mahdollisuudet perustuvat? Nykypäivänä voidaan tässä kohtaa luottaa dataan. Jos jokin pystyy vuosien vankan kokemuksen horjuttaa, niin se on luvut. Numerot ja data eivät valehtele, eivätkä ne perustu mutuun.

Isommassa kuvassa logistiikkaa pidetään pakollisena pahana yrityksessä. Useimmiten. Varasto aiheuttaa pakollisia kuluja, joista ei voi tinkiä. Kun yritys myy aineellisia tavaroita, oli liiketoiminnan ala mikä tahansa, se myyty tavara lähtee kuitenkin varastosta. Jos tästä niin sanotusta tukifunktiostakin voidaan saada kustannustehokas eikä pelkkä kulu, miksi ei sitten oteta tästä kaikki hyöty irti?

OIKEIDEN KYSYMYSTEN ESITTÄMINEN

Logistiikasta huolehtiminen yleensä tippuu yhden (joskus muutaman) ihmisen harteille: Logistiikkavastaavalle, -päällikölle tai -johtajalle. Tämän logistiikkaorganisaation toimimisen ja tehostamisen lisäksi kyseisen henkilön harteille tippuu myös ongelmat ja niiden ratkominen. Uskon, että useimmilla logistiikkavastaavilla nousee käsi pystyyn sen merkiksi, että kädet ovat ihan hiton täynnä. Aikaa ei riitä koko funktion kaikkien osa-alueiden tehostamiseen, mikä yleensä pitää sisällään prosessikehitystä, resursointia, hr-asioita jne. Prosessien pitäisi tehostua ja kustannussäästöjä syntyä; mutta kuinka paljon?

Kokonaiskuluja pitäisi saada alas 15% ja samaan aikaan parantaa toimitusvarmuutta. Mistä siis lähteä liikkeelle? Onko olemassa oikeat työkalut ja resurssit tähän? Entä osaaminen? Kenen kanssa sparrailla, jos päätöksiä pitäisi syntyä enimmäkseen yksin? Miten alalla toimitaan nykyään, miltä se oma logistiikka näyttää todellisuudessa ja tunnetaanko oma toiminta tarpeeksi tarkalla tasolla? Ja jos toiminta tunnetaan, mitä sille pitäisi tehdä? Mistä tietää onko toiminta tehokasta ja mikä on tehostumisen potentiaali? Voisiko tässä tapauksessa harkita edes sparrausapua ja raottaa ovea keskustelulle logistiikan kumppanin kanssa?

Kumppanuuksia on kuitenkin eritasoisia. Kevyt kumppanuus voisi tarkoittaa sparraus- ja asiantuntijapalvelua. Tästä seuraava taso olisi keskitason kumppanuus, joka voi merkitä henkilöstövuokrausta ja resursointia. Joskus paras vaihtoehto asiakkaan yrityksen toiminnalle on ulkoistus.

 

TUNTEITA HERÄTTÄVÄ ULKOISTUS

Ulkoistus herättää paljon tunteita. Ymmärrettävistä syistä. Ollaanhan siinä kuitenkin luovuttamassa kriittisen ydinprosessin työntekeminen ”ulkopuolisen” toimijan vastuulle. Tuleeko kuskista kartturi? Tuskin. Siksi aiheesta pitäisi puhua nimenomaan kumppanuutena. Asiakas kuitenkin omistaa infran, järjestelmät sekä kaluston ja ilman aitoa kumppanuutta ei kehitystä voida saada aikaa. Kaiken tämän taustalla on molemmin puolinen luottamus. Miten se luodaan?

Monet uskovat, että kulut kasvavat ulkoistuksen myötä. Näin ei ole. Tai mikäli kasvaa niin on ulkoistus siinä tapauksessa epäonnistunut jostakin syystä. Oliko dataa tarpeeksi (esim. tarkastelujakson riittävä pituus) ja oliko se eheää? On hyvä muistaa, että kulut saavat kasvaa ainoastaan volyymin kasvun myötä. Eli kokonaiskulu kasvaa, vaikka suoritteeseen kohdistuva kulu on pienentynyt. Opitaan katsomaan kuluja suoritetta kohti. Mikäli nykyinen ja olemassa oleva data ei riitä liikkeelle lähtiessä, alkuinvestointiin kuuluu tarkastelujakso. Mitä! Lisää kustannuksia eikä mitään saada aikaiseksi!? Nykytila on pakko selvittää ja se tulee nähdä molempien osapuolten investointina. Pohjataanko tehostus jälleen mutuun? Datankeruun on oltava kunnossa, koska jälleen, numerot ovat meidän liittolaisiamme.

Asiakkaan tavoite tulisi olla suoritehintojen luominen koko toiminnolle. Miksi? Muun muassa kustannusten muuttaminen kiinteistä muuttuviksi, kuluista tulee läpinäkyviä ja helpommin ennustettavia. Kumppanin tavoite sen sijaan on pienentää suoritteeseen kohdistuvaa kulua. Usein tässä pelätään, että logistiikan kokonaiskulut nousevat, mikäli tehdään työ suoritepohjaisena veloituksena. Mutta usein näissä tapauksissa yritys ei tiedä mikä on sen nykytila suoritteisiin kohdistuvana kuluna. Täytyy raapaista pintaa syvemmälle! Usein tiedetään vain logistiikan kokonaiskulu tai budjetti, muttei sitä miten se jakautuu eri pienempiin osakokonaisuuksiin esimerkiksi eri keruuprosesseihin, vastaanottoon, hyllytystoimintaan jne. Toimintaa tulee tarkastella yhdessä datan avulla.

Nykytila-analyysi on tehty. Mitäs sitten? Avoimuus. Tarvitaan molemmin puolista avoimuutta ja ongelmat kohdataan puolin ja toisin. Tästä lähtee kumppanuus rakentumaan. Ongelmat kohdataan yhdessä. Kumppanuusajattelulla selvitetään nykytila, missä kunnossa se on ja millainen ”case” asiakkaan kanssa on kyseessä. Monesti tässä kohtaa aukeaa useat sudenkuopat logistiikkatoiminnassa. Uskalletaan puhua asian oikeilla nimillä, nostetaan pöydälle rehellisesti ongelmakohdat: esim. raskaat kulut, heikot tehot, puutteellinen raportointi, haasteita ihmisten johtamisessa… Luonnollisesti tämä lueteltu lista voi jatkua. Ongelmien kohtaamisvaihe edellyttää valtavasti luottamusta, jotta pystytään avaamaan toimintojen haavat.

 

kumppanuudella raivataan tilaa OMALLE TEKEMISELLE

Yhteistyön on oltava todella tiivistä. Asiakkaan on uskallettava avata toimintaa kumppanille, ja kumppanin on pidettävä myös tilanne ja laskelmat avoimena asiakkaalle. Kaikki kuitenkin kulminoituu siihen, että asiakkaalle tuodaan asiantuntijuutta logistiikkaan liittyen: prosessikehitystä, tehokasta resursointia, järjestelmiä (tiedolla johtaminen), HR-osaamista ja muuta asiantuntijuutta. Tämä kokonaisuus yhteistyössä asiakkaan kanssa tuovat kustannussäästöjä. Sitä on ulkoistus.

Mutta dataa täytyy olla mihin pohjata. Mitään suoritehintoja ei pysty suoraan antamaan, mikäli käytössä ei ole tarpeeksi laadukasta dataa, eikä kyseisiä suoritehintoja pitäisi kenenkään ottaa vastaan, ellei nykytila-analyysia ole tehty. Toivottavasti jokaisen hälytyskellot soivat viimeistään siinä vaiheessa, jos nykytilaosio halutaan jättää väliin. Vaikka pitkäaikaiseen kumppanuuteen ei lopulta lähdettäisi, asiakas saa analyysistä liiketoimintaa hyödyntävää dataa ja työkaluja itselleen. Painotan sanaa ”investointi” tässä kohtaa, sillä molemmat osapuolet investoivat kumppanuuteen.

Mutta kun ulkoistukseen lopulta päädytään, asiakas saa tilan ulkoistaa ”päänsäryn”, jonka hän on tottunut yksin hoitamaan. Kehitetään ja tehostetaan toimintaa yhdessä, jotta tämä toisi asiakkaalle kustannussäästöjä. Logistiikkavastaavankin työ helpottuu ja se saattaa muuttuakin yllättäen paljon mielekkäämmäksi. Tämän pitäisi olla tavoitetila. Logistiikan ei tarvitse olla yrityksen ydinosaamista.  Sen sijaan yritys saa tilaa keskittyä tekemään sitä, mikä on yrityksen toiminnalle tärkeintä, ja kumppanin avulla luodaan samaan aikaan kustannussäästöjä ja tuodaan lisäarvoa logistiikkatoimintoihin. Logistiikka- ja toimitusketju -skenen pelikentällä jokaisen tulisi hakea oman yrityksen kilpailukyvyn parantamista. Ratas pyörii ja (työ-)elämä yhtäkkiä onkin paljon helpompaa.

 

 

New Call-to-action

 

Aiheet: LogistiikkasisälogistiikkaAjankohtaistaUlkoistaminenasiantuntijapalvelut

Uusimmat kirjoitukset

Aihealueet

Toimialat

New call-to-action