Onnistuneen logistiikan projektin avaimet - kannattaako kumppanuus?

Onnistuneen logistiikan projektin avaimet - kannattaako kumppanuus?

Logistiikka-ala elää projekteista, mutta silti niihin on helppo kompastua arjessa. Hallitulla projektin ulkoistamisella voi kuitenkin tehdä suuriakin säästöjä.

Niin pienet kuin isommatkin projektit logistiikassa aiheuttavat yrityksille haasteita, sillä ne tulevat usein yllättäen ja ylittävät oman päivittäisen kapasiteetin. Aika ei yksinkertaisesti riitä projektihaasteiden selättämiseen.

Parhaimmillaan projektit ovat käännettävissä yritysten toiminnan vauhdittajaksi ja niillä voidaan tasata kausittaisia vaihteluita, eikä resurssien kanssa tarvitse tuskailla. Projekteista saa paljon irti myös silloin, kun ne ulkoistaa kumppanille – fiksusti.

 

Millaisista projekteista on oikein kyse?

Otetaan käytännön esimerkki: logistiikka-alan yritys saa toteutettavakseen merkittävän vientiprojektin. Yritys puntaroi tarkoin, riittävätkö omat fasiliteetit ja resurssit operatiiviseen toteutukseen. Työ voi olla materiaalien uudelleenkäsittelyä, pakkausta, lavoitusta, hyllytystä, välivarastointia, dokumentointia vientiä varten, laadun tarkastusta ja niin edelleen. Oikeastaan projektin sisältö voi koostua mistä tahansa varasto- tai terminaaliympäristössä tehtävästä työstä. Eli se on suurien virtojen hallintaa ja massojen hallittua ohjausta pienempiin tai suurempiin yksiköihin rahditettavaksi loppuasiakkaalle.

Yritysten ei ole järkevää muuttaa omaa tuotantoprosessia esimerkiksi sesonkipakkausten tai -tuotteiden vuoksi, vaan sen voi ulkoistaa kustannustehokkaasti kumppanin tehtäväksi.

 

 

Ulkoista silloin kun haluat ja sen verran kuin haluat

Monessa tapauksessa projektiluontoiset tehtävät on viisasta ulkoistaa.  Tällöin vältytään omien tilojen kuormittumiselta, määräaikaisilta rekrytoinneilta, yllättäviltä kustannuksilta ja mikä tärkeintä: oma henkilöstö saa keskittyä omaan ydintekemiseensä. 

Aina kokonaisuuden ulkoistaminen ei ole järkevää – erinomainen vaihtoehto on myös ulkoistaa vain jokin projektikokonaisuuden osa-alue kumppanille, esimerkiksi käytännön toteutus, jolloin omalle yritykselle jää vielä projektin mukanaan tuomia etuja. Oma henkilöstö saa esimerkiksi nauttia uusien haasteiden tuomasta ilosta, lisäpotkusta ja motivaatiosta.

 


Säästö on suurin syy ulkoistaa

Millaisia projekteja sitten kannattaa ulkoistaa ja mitkä ovat syyt kääntyä kumppanin puoleen?  Usein kestoltaan suhteellisen lyhytaikaiset ja toisaalta taas aikaan suhteutettuna varsin suurivolyymiset eli suuritöiset projektit eivät sulaudu aiemmin luotuihin strategioihin ja budjetointeihin, ja silloin niiden ulkoistaminen voi olla fiksu idea.

 

"Oleellisesti poikkeava kulurakenne ja hinnoittelumallit voivat myös luoda tarpeen ulkoistamiselle. Tehokas resurssien optimointi on tiukkojen aikataulujen projekteissa erittäin oleellista."

 

Kenties eräs suurimpia haasteita projektin toteutusta suunnitteleville yrityksille on projektiin tarvittavan kaluston tai työvälineiden ja resurssien aiheuttamat kustannukset projektin jälkeen. Kun vastassa on projekti, jossa tarvitaan tilat, kalustoa ja lisäresursseja on loogista aloittaa keskustelut ulkoistamisen ammattilaisten kanssa.

 

Hyvä kumppani hoitaa projektinhallinnan

Kaikki me tiedämme, että kumppania ei kannata hankkia, ellei hanki hyvää – sellaista, joka maksimoi projektiluontoisen tekemisen hyödyt. Osaava kumppani pystyy toteuttamaan huolellisen ja perusteellisen suunnittelun, määrittämään tarkasti vastuualueet.  Järkevällä hinnoittelulla, hyvällä suunnittelulla ja joustavalla resursoinnilla projektit menevät jouhevasti läpi. Vastuun projektin läpiviemisestä voi rohkeasti antaa kumppanille.

 Yritysten suuret asiakkuudet ja niin kutsuttu leipätekeminen on usein volyymiltaan suurta ja katteiltaan hieman marginaalisempaa, projektit tuovat juuri tähän kontrastia ja näistä on oikeiden kumppanien kautta tuotettavissa viivan alle odotettua tulosta jo budjetoitujen töiden tueksi.


Avaimet onnistuneeseen projektiin

Projektisuunnitellun tärkeimpiä osasia (aikataulu, tavoitteet, roolitus, vastuualueet, palkitseminen) on monissa liiketoiminnoissa hankalaa sulauttaa jo olemassa oleviin prosesseihin. Varsin usein käy niin, että johdetaankin vain projektin osa-alueita ja unohdetaan johtaa rooleihin vastuutettuja avainhenkilöitä. Tässä korostuu vastuutus: jokaisen avainhenkilön tulee tietää tavoitteet ja mitä tehdä päivätasolla, kuitenkaan missään tapauksessa unohtamatta vapauden antamista rohkeiden valintojen tekemiselle työnjohdollisella tasolla. Kehittymistä ja prosessin tehostumista tapahtuu monilla osa-alueilla silloin, kun projektiin vastuutetuille avainhenkilöille annetaan vapaus toteuttaa omia ajatuksiaan ja innovaatioitaan.

Projektin toteuttamisesta kumppanin kanssa ei etenkään pienten kokonaisuuksien kohdalla välttämättä tehdä virallisia sopimuksia ja etenkin näissä tilanteissa kustannuksista avoimesti keskusteleminen on tärkeässä roolissa. Kaikille osapuolille kevein ja tehokkain tapa on mahdollisimman aukottomasti sopia mahdollisista lisäkustannuksista. Budjetointi ja raportointi on helpompaa, kun ei jätetä toteumien mukaan laskutettavaa työtä jälkeenpäin sovittavaksi.

 

Keskustele pienistäkin yksityiskohdista

Logistiikan alalla alihankintana, kumppaneiden kautta tehtävien projektien määrä on jatkuvasti kasvanut ja tulee tulevaisuudessakin vielä merkittävästi kasvamaan. Siksi etenkin suuremmissa projektikokonaisuuksissa ei kannata olettaa mitään: itselle tuttuja pelisääntöjä ei kannatta pitää itsestäänselvyytenä ja sidosryhmien kanssa kannattaa kommunikoida mieluummin liikaa, kuin liian vähän. Pienet yksityiskohdat merkitsevät paljon isossa kuvassa ja samat haasteet työllistävät kaikkia kumppaniverkostoissa ja alihankintaketjussa työskenteleviä.

 

Hyödynnä kumppanin ketteryys

Asiakkaan kannalta yksi parhaita puolia projektityyppisessä tekemisessä on monesti projektiryhmän matalan organisaatiorakenteen mukanaan tuoma helppo ja nopea lähestyttävyys. Muutostarpeet, lisätöiden tilaukset ja konsultoinnit tapahtuvat keveästi, kun vastassa ei ole tyypillistä raskasta organisaatiota kaikessa byrokraattisuudessaan.

Ammattimainen kumppani pitää kaikki sidosryhmät ja loppuasiakkaan ajan tasalla hallitsevasta tilanteesta, joskaan hyvä kumppani ei käänny jokaisen haasteen edessä asiakkaan puoleen, vaan ratkaisee ongelman ensin itse. Ulkoistaminen kannattaa, kun valittu kumppani ymmärtää tuottavansa palvelua, eikä pelkästään suoritusta.

 

Lue myös ilmainen johtajan opas logistiikan ulkoistamiseen!

Logistiikan ulkoistamisen opas

 

Aiheet: LogistiikkaTuottavuus

Uusimmat kirjoitukset

Aihealueet

Toimialat

New call-to-action