Yritykset poikkeustilassa - mitä se tarkoittaa IT:n näkökulmasta?

yritykset_poikkeustilassa_it

Etätyön määrän yllättävä nousu on vaatinut yrityksiä toimimaan ketterästi – myös IT:n näkökulmasta. Vaikka etätyöskentely onkin jo monella alalla, erityisesti toimistotyöläisten keskuudessa arkipäivää, IT-infrasta vastaavien henkilöiden päät se on laittanut pyörälle: ikinä ennen yritysten IT-infraa ei ole koeteltu yhtäaikaisesti näin isossa mittakaavassa! Etätyökaluja tarjoavat toimijat kuten Microsoft ovat myös olleet helisemässä kysynnän räjähdysmäisen kasvun johdosta. Samalla tämä on ollut myös heille hyvä mahdollisuus kehittää palvelua ja saada uusia käyttäjiä .  

Etätyön mahdollistaminen IT-infran näkökulmasta vaatii että, tarvittavia lisenssejä on hankittu riittävästi sekä sitä, että palvelinten ja reitittimien kapasiteetit on optimoitu oikein.


Näin yllättävään ja nopeaan etätyön räjähdysmäisen kasvuun harva yritys on kuitenkaan osannut valmistautua etukäteen, sillä tyypillisesti etätyötä ei tehdä tässä mittakaavassa yksittäisen yrityksen sisällä yhtäaikaisesti – tämän mahdollistaminen on ollut monessa yrityksessä viime viikkojen tuska. Etätyöskentely yhtäaikaisesti on vaatinut paljon toimenpiteitä myös yrityksissä, joissa etätyö on jo normaaliolosuhteissa mahdollistettu. Erityisesti kuitenkin niissä yrityksissä, joissa etätyö on ollut vain harvojen ja valittujen etuoikeus, on jouduttu viime viikkoina investoimaan isosti.

 

MITÄ TÄYTYY TEHDÄ, ETTÄ ETÄTYÖ ON MAHDOLLISTA?

Kevyimmillään etätyöskentely on mahdollista, kun löytyy riittävä nettiyhteys ja tietokone. Näillä työkaluilla pystyy jo mm. osallistumaan etäkokouksiin. Etäkokouksien järjestäminen ja tehokkaan kokouksen pitäminen verkon yli vaatii kuitenkin hyvän etätyöohjelmiston. Monia tällaisia onkin nyt poikkeustilanteessa päässyt käyttämään täysin veloituksetta tai hyvin pienellä kustannuksella (mm. Teams, Webex, GoToMeeting). Näiden työkalujen ohessa yritysten on täytynyt varmistaa erityisesti omien palvelinten, verkon ja VPN-laitteiden kapasiteetit, jotta mm. käyttäjien sisäänkirjautumiset toimivat, tietovarastot (esim. Sharepoint, M-files) ovat saatavilla ja yrityksen sisäverkossa ajettavat ohjelmistot toimivat myös etänä ripeästi. Kaikkia näitä palveluita kuormitetaan tällä hetkellä huomattavasti enemmän, kuin vielä muutama viikko sitten.

Monesti yritysten liiketoimintakriittiset sovellukset ja tietovarastot ovat tietoturvasyistä yrityksen sisäverkossa, joihin ei pääse käsiksi toimiston ulkopuolella työskentelevät. Tämän vuoksi VPN-yhteyksien kysyntä on kasvanut, sillä se mahdollistaa suojatun yhteyden, jonka avulla pääsee kaikkiin omassa työssä tarvittaviin sovelluksiin ja tietovarastoihin käsiksi myös toimiston ulkopuolelta.

Useimmat yritykset ovat varautuneet siihen, että jokin pieni osa henkilöstöstä tekee jonkin verran etätyötä. Verkko, laitteet ja lisenssit on luonnollisesti mitoitettu tämän tarpeen mukaisesti. Näin ollen tietoliikenneverkon laite, joka on tehty esimerkiksi 500 yhtäaikaisen yhteyden kuormaan, ei teknisiltä ominaisuuksiltaan pysty suoriutumaan tämän ylittävästä kuormasta, kun etätyötä yrityksessä tehdäänkin lähes koko henkilöstön voimin. Näissä tilanteissa laite pitää joko päivittää tai vaihtaa. IT-palveluntarjoajan kannalta tämä on tarkoittanut sitä, että heille on syntynyt tästä lisätyötä.

Yritykset, joilla ei vielä ollut etätyökaluja lainkaan hankittuna, ovat joutuneet tekemään isomman investoinnin, jotta etäkokoukset, sovellusten toiminta ja ylipäätään etätyö on mahdollistettu. Sitten on vielä erilaisia ympäristöjä, missä etätyön järjestäminen voi vaatia erityisjärjestelyjä: esimerkiksi arkkitehti- ja insinööritoimistoissa työskennellään pöytäkoneilla, sillä heidän käyttämät ohjelmistot vaativat grafiikkasuorittimilta niin paljon tehoa, ettei ns. peruskannettavan suorittimet sitä pysty hoitamaan. Tällaisessa ympäristössä etätyön järjestäminen voi olla vielä keskivertoa haastavampaa.


MITEN TÄMÄ ON VAIKUTTANUT LIIKETOIMINTAAN?

Help/Service deskien yhteydenottojen määrät ovat myös lisääntyneet, sillä etätyön piiriin on siirtynyt valtavasti henkilöitä, jotka eivät ole välttämättä tottuneet tekemään töitä kotoa käsin. Käytännössä etätuen osaajille töitä riittää hyvin tällä hetkellä ja olemme etsineet asiakkaillemme myös uusia tekijöitä. Lähituen osaajille poikkeustilanne on näkynyt mm. tiukentuneina ohjeistuksina, turvavarustepakkona ja rajoituksina, mutta joihinkin paikkoihin meneminen on kielletty kokonaan. Tämän vuoksi osa asiakkaistamme on alkanut kouluttamaan lähituen tekijöistä etätuen osaajia, jotta työt voidaan mahdollistaa myös heille poikkeustilan läpi. Lähituen osaajasta saadaan pienehköllä valmennuksella erinomainen etätuen osaaja, mikäli lähituen tehtävät ovat hetkellisesti vähentyneet.

Kaiken kaikkiaan tämä on ollut melkoinen stressitesti yrityksille monessakin mielessä, mutta myös IT-infran verkko- ja etätyöskentely mielessä. Tämä on toivottavasti herättänyt yrityksiä miettimään, oliko tällaiseen varauduttu riittävän hyvin ja mitä pitäisi laittaa kuntoon, jotta samalta vältytään tulevaisuudessa. Todennäköisesti yrityksissä maksetaan tämän ylläpidosta, jotta kaikkien liiketoiminnan varmuus on edes teknisesti turvattu. Toivottavasti etätyön mahdollistamista mietitään jatkossa aina laitevalintojen, verkon kapasiteetin sekä tietoturvan näkökulmasta.

Haluatko innovoida kanssamme uusia palveluita teknisen tuen arkeen? Ota yhteyttä, keskustelen kanssasi mielelläni!


Tomi Lindroos
Business Manager, Tech Support
+358505367725
Tomi_Lindroos_it-rekrytointi_2

 

New call-to-action

 

Aiheet: Organisaation muutostilanteetITKoronaPoikkeustila