Tehot hyytyvät, kun volyymit vaihtelevat? Tästä tiedät, että logistiikka on aika ulkoistaa

Ulkoistuksen avulla logistiikan kustannukset pystyy ennakoimaan täysin tilauskannan mukaan.

Työn määrän vaihtelut aiheuttavat päänvaivaa alalla kuin alalla, niin myös logistiikassa. Miten työt ehditään tehdä, kun niitä on paljon, ja miten töitä voidaan tehdä tehokkaasti, kun niitä on vähän? Tällaisista asetelmista päädytään usein pohtimaan ulkoistamista – syystäkin.

– Tyypillisin lähtökohta ulkoistuksille on, että kausien ja volyymien vaihdellessa resurssit eivät jousta samaan tahtiin. Kiireessä se näkyy ylitöinä ja tehokkuuden kasvuna ja hiljaisemmissa hetkissä tehottomuutena, kun kiinteät kulut juoksevat mutta tavaraa ei ole tarpeen liikuttaa, kertoo logistiikan ulkoistuksista Baronalla vastaava palvelujohtaja Tuomas Mäkinen.

Tehokkuuden seuranta työn määrän vaihtelujen mukana onkin tärkeä mittari logistiikan toimivuutta tarkasteltaessa. Jos teho vaihtelee kuukaudesta toiseen, se on selvä merkki, että työn resursointi ei ole kunnossa.

– Yhtä yleispätevää lukua tai haarukkaa tehojen sallitulle vaihtelulle ei tietenkään pysty sanomaan, koska yritykset ja tapaukset ovat niin erilaisia. Yleensä seurataan kokonaistehokkuutta ja kehityksen trendiä. Trendin pitäisi olla nousussa, kun kokemusta karttuu ja prosesseja parannetaan kokemusten perusteella. Heikkeneminen kertoo, että ei ole tehty oikeita asioita, Mäkinen sanoo.

Tavallisesti logistiikan kehityshankkeiden jarruna yrityksissä on se, että logistiikka ei kuulu yritystoiminnan ytimeen. Jos yrityksen asiantuntijuus on tuotteiden ja palveluiden kehittämistä ja myymistä, niihin ymmärrettävästi myös panostetaan eniten.

– Logistiikka on erittäin hyvä ulkoistamisen kohde, koska toimintoja voi ulkoistaa kokonaan tai osittain ja ulkoistuskumppanilta saa kustannustehokkaasti niin palvelun kuin sen kehittämisenkin. Kumppani pitää vain valita huolellisesti.
 

Suoritehinnoittelu avain tehoon ja joustoon

Hyöty logistiikan ulkoistuksissa syntyy suoritehinnoittelusta, jossa jokaiselle toiminnalle määritetään suoritehinta. Silloin ulkoistaneelle yritykselle syntyy logistiikan kustannuksia vain tehtyjen töiden perusteella, eikä työn teho heittele kausien välillä.

– Ulkoistuksen avulla yritys pystyy ennakoimaan ja budjetoimaan logistiikan kustannukset täysin tilauskannan mukaan. Kuluissa ei tarvitse varautua yllätyksiin, kun kiireessä ei ole luvassa kustannuksia ylitöistä ja hiljaisempaan aikaan laskutus ei juokse peukalojen pyörittelystä, Baronan palvelujohtaja Tuomas Mäkinen kertoo.

Ulkoistuksessa kumppani ottaa vastuulleen, että työntekijöitä on aina oikea määrä oikeaan aikaan ja työt tulevat tehdyksi. Kustannusten vahtaamisen lisäksi logistiikkansa ulkoistanut yritys voi siis lakata huolehtimasta resursoinnin organisoinnista – kunhan varmistaa, että kumppani pystyy reagoimaan nopeastikin tilanteiden muuttuessa.

– Meillä Baronalla rakennetaan asiakkuuksillemme henkilöstömalli, jossa työpäivän sisälläkin pystymme vastaamaan muuttuviin tarpeisiin. Jos aamupäivän aikana huomataan, että iltapäivällä onkin luvassa enemmän töitä, saamme siirrettyä tarvittavan määrän työntekijöitä joustavasti oikeaan paikkaan. Resursoinnin optimointi on juuri sellaista ammattitaitoa, jota ulkoistuksen suunnittelussa kannattaa kumppanilta vaatia, Mäkinen kehottaa.
 

Pienille ja isoille, kokonaan tai osittain

Logistiikkatoimintojen henkilöstömäärän ei tarvitse olla suuren suuri, jotta ulkoistamisella voidaan saada hyötyä liiketoimintaan. Baronalla hyviä esimerkkejä on saatu niin alle 10 henkilön kuin yli 200 henkilön kohteissa.

– Kun ulkoistamista edeltävät kustannukset ja haasteet on tiedossa ja perattu luvuiksi, pystymme näkemään ja osoittamaan, missä ulkoistaminen on ratkaisu. Logistiikkaa ei ole pakko ulkoistaa kokonaan, vaan voi olla, että parhaat hyödyt saakin vain jonkin tietyn toiminnon ulkoistamisesta. Se on aina tapauskohtaista.

Osittainen ulkoistus tarkoittaa, että esimerkiksi varaston keräilytoiminnot ovat kumppanin vastuulla ja yritys itse hoitaa edelleen esimerkiksi vastaanoton, lähettämön ja noutopalvelut.

– Osittaisen ulkoistuksen yhteydessä kannattaa ehdottomasti tutkia, minkälaisia mahdollisuuksia suurempi tai kokonaisulkoistus voisivat tarjota. Usein resurssit pystytään optimoimaan parhaiten, jos henkilöstö voi liikkua tarpeen mukaan toiminnoista toiseen, vaikkapa juuri vastaanoton, keräilyn ja lähettämön välillä, palvelujohtaja Tuomas Mäkinen sanoo.

– Ulkoistuksen laajuudesta riippumatta tärkein edellytys onnistumiselle on kumppanuus. Kun tehdään asiakkaan tiloissa, asiakkaan välineillä ja järjestelmillä, kustannustehokkuus ja kehittyminen vaativat ehdottomasti sitä, että yhteispeli toimii.

logistiikka-webinaari-tiedolla-johtaminen-1200x628

Lue myös: Logistiikan riskit ja ongelmat – voiko niitä ulkoistaa? »

Haussa joustoa logistiikkaan? Lataa Opas logistiikan ulkoistamiseen

Pohditko ulkoistamisen sijaan varastopalvelujen hankkimista?
Tutustu Baronan uuteen logistiikkakeskukseen, Avialogikseen »

Aiheet: LogistiikkaUlkoistaminen