Taloushallinnossa voi piileskellä seuraava liiketoiminnan uudistaja

Taloushallinnossa voi piileskellä seuraava liiketoiminnan uudistaja

Voisiko talousfunktiosta löytyvää osaamista jalkauttaa muualle liiketoimintaan? Taloushallinnon kokemus antaa eväitä paljon muuhunkin kuin vain numeroiden pyörittelyyn ja suorittavaan työhön.

 ”Ai sä oot ostorekontrassa töissä? No eiks se oo semmosta tylsää ja tarkkaa laskujen klikkailua?”

 Olen urani aikana tehnyt monenmoista taloushallinnon työtä sekä yksityisellä että julkisella puolella, ihan lähtien suorittavasta kirjanpidon ja reskontran työstä aina järjestelmäintegraatioihin ja prosessien viilaamiseen. Baronalla aloitin vajaa kolme vuotta sitten taloushallinnon tehtävissä, jonka jälkeen siirryin uudenlaisiin tehtäviin.

Nykyiseen työnkuvaani tuotepäällikkönä kuuluu työn mittaamista, tuottavuus- ja prosessikonsultointia, analytiikka- ja järjestelmäkehitystä. Tämänhetkisessä roolissani on yllättävän paljon samaa kuin siinä ”laskujen klikkailussa.”

 

Ei pelkkää nippelitiedon pyörittelyä


Kun taloushallinnon osaamista katsotaan muualta liiketoiminnasta käsin, osaajien vahvuudet kiteytetään usein tarkkuuteen ja nippelitiedon pyörittämiseen. Onhan se sitäkin, mutta harva hahmottaa työn muita puolia: että parhaimmillaan taloushallinnossa työskentelevät ymmärtävät tietovirtoja ja sovittavat yhteen eri järjestelmien toimintoja ja liiketoiminnan prosesseja.

 

"Nykyään ei nimittäin riitä, että debet kredit -ristikot ovat hallussa tai että muistat tyypillisimmät alv-poikkeukset, sillä työ on entistä dynaamisempaa ja palvelulähtöisempää."

 

Taloushallinnon kokemus kehittää taitoja, joista on hyötyä liiketoiminnan kehittämisessä. Itse nostaisin esiin kolme taloushallinnon osaamisen elementtiä, jotka ovat muokanneet omaa sisäistä kehittäjääni ja joita olen päässyt hyödyntämään myös muilla osa-alueilla:

 

1. Prosessi- ja softaosaaminen

Taloushallinto on paikka, jossa mitataan tietynlainen organisaation sisäinen kuri ja toisaalta ketteryys ja joustavuus; talouspuolen tiimi haluaisi, että kaikki tapahtuisi mahdollisimman hyvissä ajoin, itsenäisesti ja kerralla oikein, toisaalta toimihenkilöille olisi ihanaa, jos heitä ei tarvitsisi vaivata millään hankalalla lasku- tai kirjanpitoasialla.

Esimerkiksi ostoreskontrassa kaiken A ja O on ymmärtää, missä prosessin pullonkaulat ovat ja mikä oman työn vaikutus tosiasiassa on. Miten lasku virtaa aina toimittajalta järjestelmään, mikä rooli on ostajan tarkastuksella ja hyväksynnällä ja miten laskujen maksu tapahtuu.

Ne kehitysaskeleet, jotka voidaan ottaa järjestelmäkehityksen tai tekoälyn myötä, linkittyvät usein laskun tallennukseen, reititykseen tai tiliöintiin, mutta usein se kohta, joka töksähtää prosessissa on toimihenkilön aktiivinen laskun oikeellisuuden tarkastus ja tiliöinti. Näin yksittäisen reskontran hoitajan tärkein tehtävä onkin miettiä, miten omalla tekemisellään tai järjestelmän ominaisuuksilla voidaan auttaa tarkastajaa. Voidaanko käyttäjää motivoida tekemään tarkastus ajoissa tai voidaanko luottaa siihen, että toistuva lasku ei vaadi tarkastusta? Miksi ylipäätään pullonkaula on olemassa?

Kirsikkana kakun päällä ovat järjestelmät. Muistan elävästi, kun nuorena kesähessuna kirjoitin ruutuvihkooni kryptisiä termejä, osalla koodeista päästiin järjestelmän ”mustalle ruudulle tekemään korjaus” ja milloin missäkin piti painaa tabulaattoria, jotta järjestelmä päästi eteenpäin.

Onneksi ohjelmistot ovat kehittyneet käyttäjäystävällisemmäksi. Siinä missä ennen tarkat step-by-step -ohjeet olivat kullanarvoisia, ovat nykyään järjestelmälogiikan ja tietovirtojen ymmärtäminen tärkeimmässä roolissa.

Taloushallinnossa opitaan tutkimaan järjestelmän puuttuvia ja virheellisiä tietoja sekä ymmärtämään, minkälaisin rajapinnoin tieto liikkuu paikasta toiseen. Tämä on ollut arvokasta kokemusta, jota olen voinut hyödyntää sekä konsultointityössä että järjestelmäkehityksessä.

 

2. Tiimityö

Harvassa ovat ne työpaikat, joissa taloushallinto on itsenäistä hiljaista tekemistä. Työ tehdään tilauksesta, siinä näkyvät ruuhkapiikit ja ad hoc -korjaukset tuottavat vähääkään paatuneelle tekijälle ylimääräistä päänsärkyä. Tiimi onkin osaajan tärkein tukipilari, joka tuo turvallisuuden tunnetta ja itsevarmuutta omaan tekemiseen. 

Tiimityö talouden funktiossa toimii, kun tekeminen on avointa, tieto on kaikkien saatavilla ja työtä uskalletaan jakaa tasapuolisesti. Oman asiantuntijuuden kehittyminen tapahtuukin lähinnä vuorovaikutuksessa oman tiimin ja sisäisen tai ulkoisen asiakaskunnan kanssa. Vuorovaikutuksessa on tärkeää pitää korvat höröllä, mutta myös taitoa sisäistää uutta ja soveltaa tietoa nopeassakin syklissä käytännön tekemiseen.

Nopeat syklit ja pakottavat deadlinet tuovat omanlaisensa paineen myös tehostaa omaa tekemistä ja arvioida omaa ja tiimin tekemistä kriittisesti. Kun ruuhka-aika sattuu omalle kohdalle, työ opettaa priorisoimaan asioita yllättävänkin nopeasti harkiten vaikutuksia ja hakemaan ratkaisuja:

Pitäisikö minun joustaa tänään ja tehdä pidempi päivä?
Mitä jos en itse kerkeä, saanko tiimiltäni tukea?
Mitä voidaan jättää kokonaan tekemättä ja miten se vaikuttaa muihin talon ihmisiin?

Jotta voi kehittää liiketoimintaa, on oltava hyvät yhteistyötaidot – tämän enempää tiimityön tärkeyden on tuskin tarvetta avata, muuttuvassa ja verkostoituvassa ympäristössä.

Taloushallinnossa työskennellyt on luultavasti loistava tiimipelaaja missä tahansa, erilaisessakin työtehtävässä. Tiimissä toimimisen hienouksien ja haasteiden ymmärtäminen on vähän kuin pyörällä ajo – kun sen kerran opit, ei kaikkea tarvitse aloittaa alusta, vaikka vanha maastopyöräsi vaihtuisi jopoon tai asfaltti metsäpolkuun.

 

3. Vuorovaikutus ja viestintä

Taloushallinnon asiantuntijat kouliintuvat hyviksi viestijöiksi. Taloushallinnon on viestittävä paljon haastavissa puitteissa ja tehtävä se koko ajan asiakaspalveluhenkisemmin.

Paperillahan taloushallinnon työntekijä saattaa olla vain tiedon tuottaja tai sen varmentaja lakisääteisiin tarkoituksiin. Mutta itse businesspuoli ja organisaation sisäinen henkilöstö ovat yhtä lailla tärkeä sidosryhmä, jonka kanssa käytävä vuoropuhelu ei olekaan niin mustavalkoista.

Hyvä vuorovaikutus edellyttää palveluasennetta. Joustavuus, positiivinen asenne ja kärsivällisyys ovat merkittävässä roolissa jokapäiväisessä tekemisessä. Tuttu juttu, mutta taloushallinnosta löytyy myös se ankeampi byrokratian päämäärä, jonka vaatimusten taakse saattaa moni taloushallinnon tekijä verhoutua:

”Meillä maksetaan toiminimille työkorvaukset vain tiettynä päivänä, mitä siitäkin tulisi, jos heti pitäisi maksaa. Olisit sopinut tästä jo etukäteen.”
”Kyllä sun nyt pitäisi tietää, että noita lahjakortteja ei saa ostaa.”
”Kausi on mennyt jo kiinni, ei tätä enää voida korjata. Voi voi.”

Näitä on itsekin tullut viljeltyä, sillä ne luovat rutiineja ja auttavat työn suunnittelussa. Taloushallinnon työ muuttuu kuitenkin jatkuvasti asiakaslähtöisemmäksi. Pelisääntöjä pitää olla, mutta niistä pitää osata joustaa ja antaa palautetta kehittävästi – kasvojen kera. Haasteena onkin se, että valtaosa keskusteluista käydään järjestelmän keinoin kommentteina, tiketteinä tai sähköpostin välityksellä, jossa viestijän ääni hukkuu äkkiä digipölyyn.

Jokainen sähköposti, jokainen puhelu on osa vuoropuhelua organisaation henkilöiden ja prosessien kanssa ja kohtaamiselle on keksittävä se oikea kärki. Se, miksi vastapuolta kiinnostaa asia juuri nyt. Näissä kohtaamisissa yhdistetään oma tietotaito ja välitetään sitä ymmärrettävässä ja mielenkiintoisessa – HYI, suorastaa myyvässä – muodossa henkilölle, joka ei välttämättä tiedä asiasta hölkäsenpöläystä. Jokuhan saattaisi nähdä tämän konsultointina – ja sitä se suurimmaksi osaksi on.

 

Esimiehillä tärkeä rooli kannustajina ja osaamisen sanoittajina

Taloushallinto kehittää tekijäänsä monilla tavoin ja voisin jatkaa listaa paljon pidemmälle. Veikkaanpa, että silti moni taloushallinnon tehtävissä oleva ei itse tajua taitojensa arvoja. ”Olen tehnyt vain tuota ostoreskontraa.” Ja ymmärrettäväähän se on: mitä pidempään tekee samankaltaista työtä hitaasti muuttuvassa ympäristössä, sitä harvemmin pääsee pohtimaan omia vahvuuksiaan tai huomaamaan, mitkä asiat ovat tukevat ammatillista kehittymistä.

Siksi tässä kohtaa on esimiesten paikka pohtia: miten taloushallinnon osaajia ja heidän prosessiymmärrystään voisi hyödyntää laajemmin koko organisaatiossa? Entä miten rohkaista taloushallinnon osaajia miettimään vahvuuksiaan? Nyt on sen hetki.

Fakta on nimittäin se, että moni taloushallinnon tekijöillä näpeissään oleva substanssikohtainen tieto tulee olemaan entistä helpommin noudettavissa ja omaksuttavissa. Ja tulevaisuudessa hiljainenkin tieto voidaan ulkoistaa robotille tai antaa tekoälyn tehdä oikea päätelmä. Siksi ennen kaikkea metataitojen merkitys tulee korostumaan työssä, jos toisessa.

Mitä paremmin taloushallinnon asiantuntija ymmärtää omia vahvuuksiaan kuten viestintätaitojaan tai prosessiosaamistaan, on hänen helpompi pärjätä työelämässä ja valjastaa kykynsä koko yrityksen käyttöön.


Tule mukaan Peer Talkiin "Controller 2025" 21.11. kuulemaan kuinka mm. Controllerien työ muuttuu yhä startegisempaan suuntaan. 

Controller 2025

 

Aiheet: TaloushallintoTulevaisuuden työ

Uusimmat kirjoitukset

Aihealueet

Toimialat

New Call-to-action