<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1316592211688349&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Näin järjestät onnistuneen kesätapahtuman

näin järjestät onnistuneen kesätapahtuman

Tapahtumat jäävät kävijän mieleen elämyksinä - hyvinä tai huonoina muistoina. Me kaikki olemme käyneet kesäfestareilla, konserteissa ja muissa tapahtumissa. Mutta kuinka moni on miettinyt, millainen koneisto tapahtuman taustalla toimii?

Tapahtuman järjestäjällä on oltava ymmärrys siitä, miksi tapahtuma järjestetään, kenelle se järjestetään ja mitä oikeastaan ollaan tekemässä.

Onnistuneen tapahtuman taustalla on aina: 

  • hyvä suunnitelma ja realistinen aikataulu
  • selkeät tavoitteet tapahtumalle
  • kohderyhmä on määritetty
  • ammattitaitoinen projektinhallinta.

Tapahtuman luonteen määrittää, millainen kokemus tapahtumalla halutaan sinne saapuville vieraille tarjota. Kaikki tämä on oleellista tietoa, kun tapahtumaa varten rekrytoitava henkilöstö valitaan. Lastenjuhlaan tai PR-tapahtumaan valmistautumisessa on suuri ero.

 

Hyvä asiakaspalvelu on tapahtumasi paras mainos

Asiakaspalvelun tehtävä on nimensä mukaisesti palvella asiakkaita, mutta myös kuunnella heitä. Olennaisena tavoitteena on myös se, että asiakaspalvelu näkyy ja ilahduttaa tapahtuman vieraita.

"Asiakas tulee aina pyrkiä yllättämään positiivisesti."

Ei riitä, että asiakas ”hoidetaan pois jonosta." Hänelle on tuotettava henkilökohtainen elämys, jossa hänen tarpeitaan kuunnellaan ja osataan jopa ennakoida ne. Hyvästä palvelusta asiakkaalle jää tunne, että häntä ymmärrettiin ja arvostettiin, ja vilpittömästi haluttiin auttaa siinä ongelmassa, jonka kanssa hän kääntyi asiakaspalvelijan puoleen. Asiakkaan toiveita voi opiskella ja niistä voi oppia. Hyvä asiakaskohtaaminen markkinoi yritystä paremmin kuin yksikään mainoslause.
 

Tapahtumissa asiakaspalvelijan persoona korostuu

Tapahtumissa asiakaspalvelu tehdään kasvotusten. Silloin asiakaspalvelijan hyvä tai huono päivä välittyy hänet kohtaavalle asiakkaalle kasvojen ilmeestä ja olemuksesta eri tavalla kuin esimerkiksi puhelimen tai chatin välityksellä.

Olen ollut luomassa tapahtumia laidasta laitaan: lastenjuhlista gaalaan ja epävirallisista virallisiin. Osaavan tapahtumaorganisaation tärkeimpiä piirteitä ovat nopea reagointi yllättäviin tilanteisiin ja kyky joustaa – taito olla tilanteen tasalla. Esimerkiksi liikenteenohjaaja voi joutua yhtäkkiä sisätiloihin auttamaan artistia valmistautumaan konserttiin. Se on hoidettava hymyssä suin, minkä vuoksi tilanteista ei selviä ilman joustavaa luonnetta sekä muuntautumis- ja reagointikykyä. Siksi henkilöstön valinta ja kouluttaminen jokaista tapahtumaa varten erikseen on tärkeää.

Kesä on tapahtumien aikaa

Monet yritykset järjestävät kesäjuhlia asiakkailleen ja henkilökunnalleen. Mikäli tapahtuman organisoiminen vaatii yrityksen henkilökunnalta liian paljon aikaa ja resursseja, järjestelyt tai niiden osa kannattaa antaa ulkopuolisen tahon vastuulle. Ulkopuolisen vastuulle on helppo antaa esimerkiksi liikenteenohjaus, vaatesäilytys tai järjestyksenvalvonta. Kaiken voi hankkia myös ”avaimet käteen” -tyyppisesti rakentamisesta loppusiivoukseen saakka. Henkilökustannukset kannattaa pyrkiä optimoimaan.

Omat tavoitteeni tapahtumille on selkeä: pyrin optimoimaan henkilökustannukset, luon odotukset ylittäviä asiakaskokemuksia sekä parannan mielikuvaa tapahtuman järjestäjästä. Minulle ovat asiakkaina yhtä tärkeitä sekä tapahtuman järjestäjät että vieraat. 

Ihmiset ovatkin paras motivaattori mieleenjäävän tapahtumaan luomiseen. Sillä juuri ihmiset ovat niitä, jotka muistelevat parhaita kesätapahtumia vielä silloinkin, kun illat alkavat pimetä.  

 
Tule keskustelemaan asiakaspalvelun ja myynnin merkityksestä syksyn tapahtumaamme:

New Call-to-action

Aiheet: RekrytointiAsiakaspalvelu

Uusimmat kirjoitukset

Aihealueet

Toimialat

Myynnin rekrytoinnin murros webinaari