Ensivaikutelma rakentuu usein jo puhelimessa

Ensivaikutelma rakentuu usein jo puhelimessa.jpg

Työssäni rekrytointikonsulttina puhelin on työvälineenä kovassa käytössä: yhteydenpito asiakkaisiin ja sidosryhmiin sekä työnhakijoihin vaatii monta luurin nostoa päivittäin. Kasvottomia kohtaamisia ja kokemusta puhelinkäyttäytymisestä kertyy – koenkin olevani ajan hermoilla puhelinkulttuurin nykytilan tuntemuksessa. Virka-aikana soitellessani suurin osa puheluista on ammattimaisia ja hyvän käytöksen tunnusmerkit täyttäviä, mutta ei mene päivääkään, ettei vähintään yksi örisijä löydy vastaajista. Vielä en ole turtunut ”haloo”- tai ”hä”-vastauksiin, vaan yhä aloitus särähtää korvassa. Puhelinkäyttäytymisen tapaetiketti on ajoittain hukassa ja puhelinkulttuuri murroksessa.

Ei siitä niin kauaa ole, kun puhelin oli piuhalla seinässä kiinni ja aparaatti koko perheen yhteinen. Tuolloin opetettiin jälkikasvu vastaamaan puhelimeen selkeästi ja reippaasti, omalla nimellä – siinähän oli hyvät tavat ja perheen brändi kyseessä. Tärkeäksi esittäytyminen koettiin senkin takia, ettei etukäteen voinut tietää kuka soittaa ja tietysti – kuka vastaa. Nimellä vastaamisen merkitys pieneni, kun puhelimista tuli henkilökohtaisia kapistuksia ja kännykkä antoi näytölle auliisti soittajan tiedot.

Hyvän ensivaikutelman luomisesta on puhuttu maailman sivu, mutta keskusteluissa ja kirjoituksissa seitsemän ensimmäisen sekunnin merkitys mielletään usein henkilökohtaiseen tapaamiseen. Ensivaikutelman muodostuminen ja työhaastattelu alkaa kuitenkin jo hakijan vastatessa puhelimeen.

En ole delegoinut haastatteluaikojen sopimista taitavalle assistentillemme, sillä haluan saada hakijasta kokemusta erilaisissa tilanteissa. Arvioidessani hakijan soveltuvuutta tehtävään, puhelinkohtaaminen on yksi valintaan vaikuttava vaihe. Käytössääntöjä arvostavalla on etulyöntiasema ja ovi työhaastatteluun avoinna. Rekrytointikonsultin työ ei suinkaan ole ainoa tehtävä, jossa sujuvalla supliikilla ja lämpöisellä lähestymisellä on paikkansa.

Soittaessani työnhakijalle alkaa ensivaikutelman muodostuminen siis ensi henkäyksestä telefooniin. Huohotusta, huokaisuja, epämääräisiä hörähdyksiä vai intoa, iloa ja hymyä (sekin välittyy linjoja pitkin). Tässä vaiheessa on helppoa luoda energinen ja innostunut ensivaikutelma ja erottua murahtelijoista. Vastaus reippaalla ja kuuluvalla äänellä rakentaa hyvän pohjan tulevalle henkilökohtaiselle tapaamiselle.

Puhelinkeskustelun aikana saatan tehdä myös päätöksen, etten kutsukaan hakijaa haastatteluun, sillä häh, täh, hmmm, ni ja haloo ei anna kuulijalle kuvaa täpäkästä työntekijästä tai halutusta hakijasta. Hyvin pienellä keinolla siis puhelimeen vastaaja saa etumatkaa muihin hakijoihin. Parhaimmista puheluista tallentuu hyvä muistijälki ja erinomainen ensivaikutelma.

Puhelintapakulttuuri Suomessa on amerikkalaistunut, on sallittua vastata oman nimen sijasta halloota. Jos soittaja on tuttu, voi mobiilissa tervehtiä ”Moi Pekka!” soittajan mukaan, mutta tunnistamattomaan numeroon on varminta vastata omalla nimellä. Puhelinkäyttäytymisen käytösetiketissä ensimmäiselle sijalle on kirjattu: ”esittele itsesi ja tervehdi soittajaa aina puhelun alussa”. Ohjeissa kannustetaan kertomaan itse asiassa aina oma nimensä, vaikka se näkyisikin näytöllä. Kohteliasta kuitenkin – ja siitä on hyvä jatkaa asian kuin asian tiimoilta! Hyvistä aloituksista muodostuu hyvä pohja yhteistyölle.

Puhelimessa Pulkkinen. Krista Pulkkinen.


Tilaa blogikooste suoraan sähköpostiisi:

TILAA BLOGIKOOSTE TÄÄLTÄ

Aiheet: Rekrytointi